На практике планирование времени сводится к его распределению по видам работ. Укрупненное распределение времени регламентируется с помощью индивидуального распорядка рабочего дня, который строится с учетом распорядка дня высшего руководства, принимает во внимание периодичность выполнения отдельных работ и осуществляет их увязку. Нужно иметь в виду, что на верхних этажах организации снижается время, затрачиваемое на управление основной деятельностью и растет время на административную, организационную работу, представительство, решение социальных проблем.

Индивидуальный план работы руководителя основывается на Концепции руководства, где письменно зафиксированы его основные цели и средствах их достижения. Такая Концепция:

1. Определяет с единых позиций деловые отношения при руководстве крупной сферой деятельности, ориентирует руководителей на своевременную подготовку решений.
2. Подчиняет частные и единичные задачи общей цели, объединяет разрозненные задачи и отдельные решения в комплексы и устанавливает ответственность за их выполнение.
3. Обеспечивает своевременное выполнение работ и способствует вовлечению персонала в управление.

Планирование времени позволяет руководителям и специалистам:

• критически осмыслить собственные цели и найти более эффективные способы их реализации, позволяющие не только своевременно с ними справиться, но и создать необходимые резервы для решения непредвиденных проблем;
• сконцентрироваться на важнейших вопросах с учетом сроков их решения, а остальные рационально распределить среди подчиненных на основе оценки каждой работы с точки зрения ее необходимости; последствий в случае отказа от выполнения; оправданности требуемых усилий, возможности снижения затрат и повышения реальной отдачи;
• сформировать оптимальную структуру рабочего дня и составить его расписание.

Планирование времени, отводимого на решение тех или иных проблем, осуществляется с учетом их рациональной очередности: сначала планируются дела с фиксированным сроком исполнения или требующие значительных его затрат, а также неприятные задачи, откладывание которых на потом нежелательно; далее следует рутинная работа и выполнение повседневных обязанностей; наконец, третье место отводится второстепенным и эпизодическим делам, например, чтению текущей корреспонденции, обходу рабочих мест.

В любом случае при планировании устанавливается точный срок завершения работы. Если в заданное время она не может быть выполнена, в плане предусматривается возможность перенесения ее на более поздний период.

Планом охватывается не более 60% рабочего времени, а остальное составляют резервы на решение непредвиденных проблем (неожиданные посетители, телефонные звонки, необходимость исправлять ранее допущенные ошибки), творческую деятельность, повышение квалификации. Создание таких резервов повышает гибкость планов и облегчает их корректировку.

Существует несколько видов планов использования времени.

С помощью долгосрочных распределяется время на реализацию крупных жизненных целей, требующих многих лет, а порой и десятилетий: получение образования, продвижение до определенной должности и т.п.

Среднесрочные планы, к которым можно отнести годовые, фиксируют распределение времени на более конкретные задачи, прежде всего производственного характера, которые необходимо решить в следующем году, сроки, этапы составления отчетности, ответственных лиц.

Каждый из краткосрочных планов (квартальный, месячный, декадный, недельный, дневной) детализирует предшествующий; уже в месячных планах расход времени на каждый вид деятельности, включая необходимые резервы, предусматривается в часах; в декадных (недельных) отражаются все без исключения дела и время, необходимое для их выполнения (практическая продолжительность одного вида деятельности не должна превышать 1,5—2 часа).

При составлении краткосрочных планов определяется центральная наиболее трудоемкая проблема периода, которая должна быть решена в его рамках; выходящие за них задачи и проблемы, к решению которых нужно приступить, возможные трудности.

План на квартал основан на годовом плане и включает новые проблемы, которые в годовом плане не были учтены, предварительные сроки решения частных задач, представления отчетов, конкретные сроки решения общих задач (по месяцам), точные сроки выполнения текущей работы, все непериодические задачи, которые можно предусмотреть, резерв времени, ответственных лиц. План возобновляется на следующий квартал одновременно с комплексными планами.

Месячный план разрабатывается на основе квартального и итогов работы за предьщущий месяц одновременно с общим планом. Он конкретизирует квартальный план, исключает устаревшие задачи, включает дополнительные непериодические задачи, которые могут быть решены в краткосрочном периоде, но не могли быть включены в квартальный план (конференции, совещания, командировки).

Уже в месячных планах нужно учитывать критические дни и личные биоритмы — физический, эмоциональный и интеллектуальный, составляющие соответственно 23, 28 и 33 дня. На положительные фазы этих периодов планируются дела, требующие повышенных нагрузок. Учет принципа повышенной работоспособности происходит и в дневном плане. У большинства людей имеются два ее пика с 9 до 13 и с 16 до18 час. На это время необходимо планировать наиболее сложную и ответственную работу.

Недельный план конкретизирует месячный, исключает часть запланированных задач и включает дополнительные, которые не были предусмотрены, предусматривает изменение сроков их решения, резервы.

Дневной (оперативный) план включает в себя не более десятка проблем, в том числе не более трех первостепенных, работа над которыми осуществляется в первую очередь. Они, а также самые неприятные дела, планируются на утренние часы, с тем чтобы к вечеру их удалось завершить. Однородные задачи группируются в дневном плане работы блоками, что позволяет не «перескакивать» с одной на другую и экономить таким образом время.

Как и все другие, дневные планы расходования времени составляются в письменной форме, ибо таким образом заложенные в них дела труднее игнорировать. Кроме того, записи разгружают память, дисциплинируют, позволяют четче распределять работу, делать ее более целенаправленной. По записям также легче контролировать выполнение планов и оценивать их итоги.

Составление дневного плана начинается накануне вечером и происходит в несколько этапов. Сначала формулируются его задачи, в которые включаются перенесенные из месячного и недельного (декадного) планов; переходящие из плана предыдущего дня, нерешенные к настоящему моменту; не планируемые заранее вследствие повторяемости; могущие внезапно возникнуть. Затраты времени на них определяются с учетом возможного способа их решения. В дневном плане предусматриваются «окна» на случай необходимости решать неожиданные проблемы и десятиминутные перерывы после каждого часа работы.

Затем еще раз уточняется приоритетность задач; выделяются те из них, за которые настала пора решительно браться и определяется, кому из подчиненных что можно поручить.

Утром составленный накануне дневной план еще раз уточняется руководителем совместно с референтом или секретарем, чтобы учесть внезапно появившиеся новые обстоятельства, например поступившие за ночь документы.

Как любой другой, дневной план использования времени должен быть гибким; жестко в нем регламентируются только вопросы, связанные с приглашением людей, например совещания, прием посетителей и т.п.