Резервы времени абсолютно ограничены, поэтому встает вопрос о его рациональном использовании, экономии. От способности это делать во многом зависит успех любого работника. Чтобы справиться с такой задачей необходимо точно знать, на что время тратится, тратить на то, на что нужно, и делать все как можно быстрее.

Первым шагом на этом пути является «инвентаризация» времени, осуществляемая с помощью хронометража (фотохронометража), фотографирования, самофотографирования. Выбор метода зависит от ее задач и масштабов.

Под хронометражем понимается наблюдение и измерение затрат рабочего времени на осуществление отдельных повторяющихся элементов операции или ее в целом для анализа приемов труда, разработки нормативов или определения причин отклонения от норм. Он может быть непрерывным, выборочным (для отдельных элементов операций) и цикловым (применяется при наблюдении за сверхкороткими элементами — 3—5 сек. путем объединения их в группы в разной комбинации). Психологически он неприятен, но играет очень важную роль в деле научной организации труда, в том числе управленческого.

Хронометраж используется если операции слишком кратковременные (например конвертирование); необходимо изучить отдельные повторяющиеся элементы операций, важные в данный момент; требуется учесть все затраты времени на какую-то операцию.

При подготовке к хронометражу исследуемую операцию разделяют на элементы — комплексы приемов, действия, движения и устанавливают их границы, определяемые «фиксаж-ными» точками — резко выраженными моментами начала и окончания, определяют необходимое количество наблюдений. Наблюдения фиксируются в наблюдательном специальном листе. Затем сведения обрабатываются, исключаются дефектные замеры и определяется средняя продолжительность каждого элемента операции. Их знание помогает совершенствовать ее структуру, оптимизировать затраты времени.

Метод упрощенных наблюдений в отличие от хронометража предполагает использование обычных часов. Иногда используется фотохронометраж, если отклонения затрат времени от средней превышают 10%, и нужно выяснять их причины.

Фотографирование рабочего дня (индивидуальное и групповое; сплошное и выборочное) происходит с помощью наблюдения и измерения всех без исключения полезных затрат и потерь времени на протяжении его или какой-либо его части два-три раза в год в течение двух-трех недель при участии специальных людей — нормировщиков, мастеров и т.п.

Фотографирование применяется для установления структуры затрат времени на протяжении смены или ее части, проводится планово и требует значительной подготовки и больших затрат труда. Оно целесообразно при больших масштабах исследований или их специальной направленности.

В результате проделанной работы составляются две таблицы, в одной из которых отражается расход времени в минутах на каждый вид работ и сроки их проведения; во второй — потери времени, их причины, конкретные виновники, период, когда они имели место. Это служит основой анализа, в рамках которого определяются величина и удельный вес полезных затрат, зависящих и не зависящих от исполнителей потерь; продолжительность маршрутов; время, необходимое для выполнения определенных операций (творческих, логических, вспомогательных и пр.).

Разновидностью фотографирования является метод момент-ных наблюдений, при котором фиксируется не затрата времени, а данные о том, чем работник занимался в определенные случайно выбранные моменты. При этом различают индивидуальные, групповые и маршрутные наблюдения (за объектом, перемещающимся по определенному маршруту, или за несколькими объектами, расположенными далеко друг от друга и пр.). Такой метод часто применяется руководителем в порядке контроля при обходе рабочих мест подчиненных.

Разновидностью фотографирования является также самофотографирование. Затраты рабочего времени, полученные в результате самофотографирования подсчитываются по отдельным видам (элементам) работ. Затем составляются сводные таблицы по должностям, по видам работ, по стажу, на основе которых выявляются потери времени, связанные с недостатками в организации и обслуживании рабочих мест, нерациональным использованием технических средств. Самофотографирование экономично, но не дает точных результатов и связано с трудностями в обработке материалов.

Формой самофотографирования является дневник рабочего времени руководителя или специалиста. Работы в нем записываются в той последовательности, в которой выполняются и соответственно затраты времени на них. Существует книжная, реестровая и карточная форма ведения такого дневника.

Для анализа отдельных видов работ используются также опросы, которые могут быть устными и анкетными; последние сложнее, но позволяют получить более надежные ответы.

Для официального учета отработанного времени применяется табель, а каждому работнику присваивается табельный номер, приводящийся во всех документах по труду и заработной плате. В случае увольнения или перевода работника в другое подразделение прежний табельный номер должен оставаться свободным не менее полугода, а в отдельных случаях до 12 лет.

Табель представляет собой именной список персонала подразделения (раздельно по рабочим, служащим и т.п. ), в пределах отдельных категорий работников составленный в порядке табельных номеров или алфавита.

Он составляется за 2—3 дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц и заполняется только на основе соответствующих документов. В конце периода по табелям определяется число отработанных дней.

Табели ведутся по соответствующей форме лицами, назначенными приказами руководителя, на списочный состав работников предприятия (постоянных, временных, сезонных, принятых на работу на срок от одного дня и более). Заполненный табель и другие документы в конце месяца сдаются в бухгалтерию для начисления заработной платы.

На основе полученных данных осуществляется анализ затрат рабочего времени. С его помощью выявляются факторы, вызывающие наибольшие потери времени, например визиты, встречи, телефонные разговоры, прием посетителей, встречи с подчиненными и т.п. Это позволяет искать способы изменения структуры затрат времени, которая бы в наибольшей степени способствовала достижению целей и обуздать наиболее злостных его «расхитителей».

Одновременно выявляются затраты времени на выполнение свойственных и несвойственных должностным обязанностям работ, показатели эффективности творческой, организационно-административной, формально-логической и исполнительской деятельности по отдельным группам исполнителей и на этой основе рассчитывать степень рациональности разделения труда внутри структурных подразделений.

Для облегчения анализа, время, затрачиваемое работниками управления, распределяется по следующим функциям:

• обдумывание проблем, выработка решений, подготовка документов;
• руководство людьми (распределение заданий, инструктаж, консультирование, оценка работы, разрешение конфликтов);
• прогнозирование и планирование на перспективу;
• подготовка совещаний, выступлений, различных мероприятий;
• контроль за подчиненными;
• осуществление внешних коммуникаций (участие в переговорах, обмене опытом, конференциях) и пр.

Работам дается оценка на предмет необходимости, целесообразности, соотношения предполагавшихся и фактических затрат времени. Опыт показывает, что даже если в одном случае из десяти вмешательство руководителя не требовалась — он не достаточно доверяет подчиненным; если момент начала действий был определен спонтанно, или на них затрачено больше времени, чем предусматривалось нормативами — в организации плохо поставлено планирование.

Выявление видов деятельности, на которые время тратится впустую (как показывают исследования таких бывает до 25%); которые могут (возможно, с большим успехом) выполнять другие лица; которые отнимают время у других — называется диагностикой времени.

Исследования свидетельствуют, что руководителю западной фирмы приходится просматривать в день до 100 документов, из которых лишь 30 по-настоящему нужны; накладывать в год до 20 тыс. подписей, затрачивая на это около трех недель. Подсчитано, что по всем каналам из внутренних источников сведений поступает на 30%, а из внешних — на 40% больше, чем требуется. На канцелярские и оформительские работы тратится до 30% рабочего времени, в связи с чем перерасход фонда заработной платы доходит до 15%. В то же время, непосредственному руководству персоналом уделяется не более 25% рабочего времени, а контролю за производством — 3%.

Основными причинами потерь времени являются:

• нечеткое определение целей и приоритетов, в результате чего люди не могут правильно сориентироваться в ситуации, а потому берут на себя либо слишком много, либо слишком мало работы, тонут в мелочах;
• неудовлетворительная организация планирования, не позволяющая менеджеру справиться с распределением времени на выполнение своих дел;
• неорганизованность и недисциплинированность подчиненных, приводящая к многократной переделке одной и той же работы;
• отсутствие необходимой информации для принятия решений, в результате чего их приходится постоянно откладывать;
• нерешительность руководителя, неумение работать с партнерами, подчиненными, посетителями, проводить собрания и совещания;
• наличие излишних ступеней в управленческой структуре, нарушение технологии управления, в организации труда (самый крупный источник потерь);
• излишняя отчетность и проверки; продолжительные совещания, их неудовлетворительная организация;

Потери времени возникают также из-за необходимости «переключения», приглашения не тех, кого надо (что имеет место в 20—30% случаях).