Совокупное время, которым организация располагает для своей деятельности в течение данного периода, образует календарный фонд рабочего времени. Он устанавливается путем умножения среднесписочного числа работников на календарное число дней периода и состоит из номинального, или полного табельного фонда времени, праздничных и выходных дней, а также сокращенных часов в предпраздничные дни и для отдельных категорий работников в соответствии с законодательством.

Полный табельный фонд состоит из максимально возможного фонда, который является главным объектом рационализации, и ежегодных и дополнительных отпусков. В свою очередь, максимально возможный фонд состоит из явочного фонда и неявок.

Явочный фонд времени включает полезный фонд (производительно используемое время) и время внутренних целодневных простоев и неявок (отпуска по болезни, учебе; неявки, разрешенные законом и администрацией; прогулы).

Полезный фонд времени состоит из реального фонда (фактически отработанное время) и внутрисменных простоев и потерь. Он включает производственное время — основное, вспомогательное, подготовительно-заключительное и время обслуживания рабочего места, а также время технологических и время организационных перерывов.

В течение основного времени достигается непосредственная цель данным трудового процесса, например создается документ, происходит выступление на собрании и т.п. Вспомогательное время охватывает выполнение действий, связанных обеспечением основной работы, например, сбор материалов для составления документа, и вместе с основным составляет оперативное время.

Время обслуживания рабочего места тратится на поддержание его в надлежащем состоянии. Оно, в свою очередь, может делиться, хотя далеко не всегда, на организационное и технологическое. В его рамках осуществляется уборка, наведение порядка, сортировка материалов, подготовка к работе оборудования.

Наконец, некоторые виды трудовых операций требуют расходования о подготовительно-заключительного времени. Например, врачу перед осмотром каждого больного и после его завершения необходимо мыть руки.

Перерывы также неоднородны. Прежде всего необходимо говорить о технологических перерывах, когда основной процесс либо на время прекращается по причинам, связанным со спецификой работы оборудования, либо продолжается без участия человека. Организационные перерывы обусловлены естественными факторами (необходимость принятия пищи, отдыха).

Для выявления скрытых резервов времени в организации необходимо постоянно осуществлять учет и анализ структуры его фондов (табельного календарного и максимально возможного) и рассчитывать эффективность их использования.

Для определения степени использования рабочего периода (месяца, квартала, года) рассчитывается их средняя продолжительность. Она характеризуется средним фактическим числом дней работы одного среднесписочного работника и исчисляется делением общего количества отработанных человеко-дней на среднесписочное число работников.

По результатам анализа составляется отчетный баланс рабочего времени в человеко-часах. Распределение работ на будущее происходит на основе плановых балансов, в которых должно найти отражение снижение трудоемкости работ на основе мероприятий по научной организации труда (при этом исходят из того, что все работники выполняют только свойственные им функции).