Обмен устной управленческой информацией происходит в процессе собраний, совещаний и деловых бесед. Собрания и совещания представляют собой коллективные мероприятия (публичные или с привлечением широкого круга участников); беседы проводятся большей частью индивидуально или при незначительном числе собравшихся.

Рассмотрим сначала собрания и совещания. Они различаются:

• кругом участников (на совещаниях присутствуют специалисты, ответственные или заинтересованные лица, а на собраниях — весь персонал);
• широтой обсуждаемых проблем (на совещаниях рассматриваются текущие конкретные вопросы, а на собраниях — более общие, накопившиеся за определенный период времени);
• целью (совещания имеют оперативный характер и призваны вносить коррективы в текущую деятельность; на собраниях прежде всего, подводятся итоги и определяются планы на будущее).

По целям выделяют следующие типы такого рода мероприятий: ознакомительные (выдача заданий, повышение квалификации); информационные (обобщение сведений, изучение точек зрения); разъяснительные (убеждение сотрудников в чем-то); проблемные (коллективный поиск решений); инструктивные (доведение до сведения необходимой информации и объяснение способа действий); оперативные (получение текущих сведений о состоянии дел и поиск путей преодоления узких мест); координационные (обеспечение взаимодействия подразделений).

Кроме того, по частоте проведения выделяют разовые, постоянно действующие и периодические собрания и совещания; состав участников их может быть постоянный, переменный или смешанный; решаемые вопросы — случайными или регулярно повторяющимися; их число — ограниченным или неограниченным. Методы их ведения могут быть авторитарными, демократическими, либеральными; по форме подведения итогов — связанными или не связанными с принятием документа.

Как считают специалисты, эффективность собраний и совещаний невелика, поскольку они требуют значительных затрат времени и средств, отвлекают от текущих дел множество специалистов, но не всегда сопряжены с конкретной отдачей. Так, 30—40% совещаний не обусловлены производственной необходимостью, ибо на них не рассматриваются вопросы, требующие коллегиального решения. Иногда же они вообще созываются из-за перестраховки. Поэтому бытует в немалой степени оправданное мнение, что лучшими из них являются те, которые вообще не надо проводить. Тем не менее, они необходимы, если нужно:

• сделать важное сообщение, которое может породить вопросы, требующие обсуждения;
• добиться согласованного решения принципиальной проблемы; получить одобрение тех или иных действий;
• проинструктировать группу людей по методам и процедуре выполнения предстоящей работы;
• публично опровергнуть ложную информацию или слух. Но и в этих случаях по возможности лучше обмениваться мнениями заочно, например, по телефону, или принять единоличное решение.

К любому серьезному собранию или совещанию тщательно готовятся за несколько недель: анализируют необходимые материалы, составляют повестку дня и список участников, ищут удобное помещение. Если это не сделано, мероприятия проводить нельзя. Повестка дня заранее доводится до всех участников, а при необходимости с ними согласовывается, уточняется, корректируется и в окончательном варианте раздается им перед началом заседания.

Круг участников последнего стараются сделать максимально узким. Приглашаются только те люди, без которых вообще нельзя обойтись: кого непосредственно затрагивают принимаемые решения, конкретные их исполнители, специалисты в соответствующей области, а также лица, имеющие опыт действия в ситуациях, аналогичных обсуждаемой. Если кандидатов набирается слишком много, приглашаются только представители, поскольку мероприятие может оказаться неуправляемым.

В начале совещания собравшихся знакомят с его целями, предметом, основными вопросами, порядком проведения, условиями работы.

Собрание или совещание назначаются точно в срок, удобный для большинства участников — как правило, во второй половине дня, что обусловлено чисто практическим подходом: с утра люди обычно занимаются важными и срочными делами, в основном заканчивая их к обеду, а после завершения мероприятия они из-за возбуждения вряд ли смогут продолжать нормальную работу и их лучше отпустить домой. Поэтому с утра проводятся лишь оперативки.

Успех таких мероприятий во многом зависит от их руководителя. На собраниях коллектива последний вовсе не должен быть представителем администрации, но пользоваться уважением и авторитетом у собравшихся и лично знать многих со всеми их достоинствами и недостатками.

Первой обязанностью руководителя является психологическая разгрузка участников, выведение их из обычного рутинного состояния, включение в активную работу. Это достигается созданием доброжелательной обстановки, установлением неформальных отношений, что позволяет наладить свободный обмен информацией.

Другой обязанностью руководителя собрания или совещания является решение организационных проблем: следование регламенту, обеспечение порядка и дисциплины (не допускать хождения, разговоров), ведение протокола.

Наконец, третья обязанность состоит в управлении процессом обсуждения проблемы и активизации аудитории. Для этого руководитель слушает выступающих, наблюдает за ними, фиксирует узловые моменты, поддерживает новые идеи, гасит конфликты, напоминает о регламенте, пресекает критиканство, монополизацию права на истину, пустопорожние дебаты, ведет борьбу с единомыслием.

Деловая беседа отличается от собраний и совещаний не только количеством участников, но и более свободной проблематикой и ходом обсуждения. Официальные решения по итогам бесед принимаются далеко не всегда, однако для них создается необходимая почва: участники получают информацию для размышлений, за которым могут последовать, а могут и не последовать соответствующие действия.

Беседы являются важным элементом таких управленческих процедур как прием и оформление на работу, или увольнение сотрудников; прием посетителей; консультирование; деловые переговоры; встречи.

По характеру беседы бывают официальными и неофициальными, так называемыми «рабочими» (неформальный обмен мнениями зачастую оказывается более полезным, чем формальный); по направленности — целевыми, преследующими конкретные задачи, и общими; по степени свободы — регламентированными, то есть осуществляющимися в соответствии с определенными правилами и в предписанной последовательности, например, анкетирование, и не регламентируемыми, бессистемными, такими как дружеский разговор.

В отличие от других форм обмена информацией беседам свойственна высокая теснота контактов, непосредственность общения, обязательность обратной связи. В результате они создают возможность развития неформальных отношений, без которых в большинстве случаев управленческий процесс оказывается затрудненным.