Выше мы уже рассматривали структуру информационного обмена в рамках организации, а сейчас познакомимся с тем, как он осуществляется на практике.

Движение информации от отправителя к получателю состоит из нескольких этапов.

На первом происходит ее отбор, который бывает случайным или целенаправленным, выборочным или сплошным, предписанным или инициативным, произвольным, или основывающимся на определенных критериях.

На втором этапе отобранная информация кодируется, то есть облекается в ту форму, в которой будет доступна и понятна получателю, например письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую и т.п. , а соответственно, подбирается подходящий способ ее передачи: устный, письменный, с помощью различного рода искусственных сигналов или условных знаков.

На третьем этапе происходит передача информации. Если последняя важна, считается, что не стоит ограничиваться одним каналом, а по возможности дублировать этот процесс по нескольким, не злоупотребляя однако, составлением по каждому поводу документов, иначе поток бумаг может «захлестнуть».

На четвертом этапе получатель воспринимает, расшифровывает и осмысливает информацию. Отправитель последней всегда ждет, чтобы получатель каким-то образом на нее отреагировал и донес до него эту свою реакцию, иными словами, установил бы обратную связь, то есть направил сигнал, которым бы подтверждал факт получения сообщения и степень понимания, или непонимании его смысла.

В идеале обратная связь должна быть осознанной, а потому планироваться заранее; облекаться в форму, соответствующую данной ситуации, возможности восприятия партнером; устанавливаться без промедления в ответ на конкретный сигнал, особенно если об этом просят, а также быть доброжелательной. Сигналами сознательной обратной связи при устной передаче информации бывает уточнение, перифраз, обобщение, выражение чувства. Поскольку такие сигналы могут быть достаточно слабыми, за реакцией партнеров необходимо специально наблюдать.

Устойчивая обратная связь позволяет существенно повысить надежность обмена информацией и хотя бы частично избежать ее потерь, различных помех, искажающих смысл.

К помехам относятся предвзятости и стереотипы, то есть устойчивые ошибочные или упрощенные мнения по поводу людей и ситуаций. Ими могут «страдать» обе стороны, поэтому после обмена информацией необходимо удостовериться в том, насколько она понята партнером.

Прежде всего, помехой обмену информации выступают особенности ее восприятия человеком. Восприятие представляет собой активную полусознательную деятельность по приему и переработке значимых элементов информации. Его субъективный характер предполагает возможность полного или частичного искажения или потери последней. Наибольшая опасность этого имеет место на стадии отбора информации, где формируются первые впечатления о ней, и наименьшая — на стадии оценки, где можно все спокойно взвесить и разложить «по полочкам».

На восприятие оказывают влияние следующие основные обстоятельства:

Во-первых, ситуация, в которой происходит первое знакомство с информацией. Если она позитивна, восприятие как правило оказывается более благожелательным, чем информация этого на самом деле заслуживает, и наоборот, в негативной ситуации псе представляется гораздо худшим, чем есть на самом деле. Это правило не распространяется на неординарную информацию, которая оценивается скорее по принципу контраста.

Во-вторых, на восприятие влияет глубина видения реальной ситуации. Много знающий и понимающий человек обычно спокойнее относится к информации, другим людям и происходящим событиям, не склонен их драматизировать или, наоборот, превозносить, и в целом более трезво все оценивает, чем тот, кругозор которого ограничен.

В-третьих, восприятие информации во многом зависит от личностных и социальных характеристик ее источника. К личностным относится, доброжелательность, терпимость, отсутствие комплексов, (по отношению к закомплексованным людям наблюдается значительная неадекватность восприятия), манера поведения, разговора, внешний вид (респектабельные люди воспринимаются более благожелательно).

Близки к личностным свойствам и «анкетные» характеристики, такие как пол, возраст, национальность, вероисповедание и пр. Социальными характеристиками являются должность, служебное положение, образование, профессия, интересы, идеалы. К тем, у кого эти характеристики иные, обычно относятся настороженно.

В-четвертых, на адекватность восприятия информации во многом влияют стереотипы, то есть стандартные наборы упрощенных представлений о сложных явлениях и объектах окружающей действительности, содержащие их одностороннее описание, принимаемое за полное. Стереотипы создают основанное на чужом мнении представление о том, с чем человеку еще сталкиваться не приходилось, и этим в определенной степени облегчают ориентацию в окружающей действительности и оценку получаемой информации.

В то же время, снимая неопределенность существующей ситуации, стереотипы неадекватно отражают, а зачастую значительно искажают реальность, укрепляют консерватизм в сознании и мышлении. Часто старые стереотипы служат основой формирования новых, поскольку в соответствии с психологическим законом предшествования существующая информация определяет усвоение последующей.

В связи с этим особо можно выделить «вредные стереотипы»: все пожилые сопротивляются изменениям, не желают рисковать, слабеют здоровьем; все руководители не думают о работниках.

По воздействию на восприятие к стереотипам близки такие психологические эффекты как, например: перенос оценки одних явлений и людей на других; (все толстые люди — добрые); обобщение оценки одной характеристики объекта на все его свойства в целом; проекция собственных чувств и ощущений на других (если мне плохо, как может быть хорошо остальным, и наоборот); первое впечатление, которое обычно бывает более благоприятным и запоминающимся (его устойчивость и длительность объясняется: стабильностью поведения самого человека, ограниченностью информации, неосознанным подражанием другому и закреплением его у самого воспринимающего); идеализация (гиперболизация положительных черт).

Нужно также упомянуть эффект «бумеранга», когда человек, воспринимая и оценивая информацию, направленную на изменение его социальных установок, только укрепляет их (при неприязненном отношении к партнеру или низком качестве самой информации); эффект «затмения» — влияние одного или нескольких свойств объекта на восприятие остальных; «эффект контраста» (доминирование одних свойств по сравнению с другими, отодвигаемыми на второй план); «эффект ожидания», в результате которого люди часто принимают желаемое за действительное, на что воздействует также «эффект предварительной информированности»; эффект порядка, когда при противоречивой информации больший вес придается сообщениям, полученным в первую очередь, но при общении со старыми знакомыми — наоборот (вообще, знакомые оцениваются более правильно, чем малознакомые люди); эффект опережения, заключающийся в том, что сведения, получаемые непосредственно перед общением, усваиваются прочнее; эффект средней ошибки, проявляющийся в усреднении крайних оценок.

Студентам часто приходится на практике сталкиваться с эффектом нимба или гадкого утенка, когда последующие оценки в значительной мере ориентируются на предыдущие.

К стереотипам близки и предрассудки, то есть оценки, сложившиеся до того, как сформировалось определенное мнение об объекте. В отличие от стереотипов они носят массовый, общественный характер, например, расизм, убежденность, что женщины глупее мужчин (хотя ни единого научного доказательства этому не существует). Предрассудки свойственны в основном малообразованным людям, в то время как стереотипами страдают псе без исключения.

На восприятие влияют также его избирательность (воспринимается не вся информация об объекте, выделяются центральное и периферийное), глобальность (объект воспринимается как монолитное целое, а не как совокупность взаимосвязанных элементов), слабая структурность (все, кроме главного, воспринимается как фон; похожее воспринимается как единое; выделяются и объединяются сходные объекты; псе соотносится со старым опытом). Быстрее замечаются позитивные качества, свойственные самому оцениваемому.

Наконец, на восприятие информации об объекте влияют многие его физические характеристики — размеры, контрастность, повторяемость и интенсивность действий и процессов.

Восприятие окружающих часто осложняется непредсказуемостью поведения людей, которое зависит от слишком многих, порой самых неожиданных обстоятельств, в том числе сознательных действий, направленных на защиту своего статуса, достоинства, внутренней жизни, сокрытия или искажения информации о себе, неспособности себя правильно преподнести, ожиданий, мотивации, чувств и т.п.

Помехой при обмене информацией может служить отсутствие интереса к ней, чему причинами бывают неубедительность доводов, отсутствие призыва к конкретным действиям и пр. Чтобы у партнеров такой интерес пробудить, до его сведения доводятся выгоды, которые он может иметь, отнесясь к информации должным образом, а также потери, связанные с ее игнорированием.

Помехами для обмена информацией могут стать и «технические неполадки», например, различное понимание символов, с помощью которых информация передается. Это бывает вызвано различиями в образовании, квалификации, национальными особенностями, слабым знанием языка и пр. Например, в отличие от большинства стран в Болгарии отрицательное высказывание сопровождается кивком головы, что часто вызывает различные недоразумения.

Наконец, к помехам обмена информацией относятся чисто физические или психологические моменты: усталость, слабая память, рассеянность, или наоборот, импульсивность, не позволяющие сосредоточиться, излишняя эмоциональность, нетерпеливость.

Не последнюю роль здесь могут сыграть информационные перегрузки, вызывающие пропуск или невосприятие сигнала, ошибочные ответы или их отсрочку, искажение или упрощение сообщений, неадекватную реакцию на них, фильтрацию информации, наконец, отключение от ее источника. Это может иметь место при монотонности информации, ее опасности для жизни и благополучия, несоответствии ее реальным потребностям.

Для надежности информация передается с некоторым коэффициентом превышения, повторения. Однако избыточность должна быть оптимальной, только чтобы обеспечить усвоение, то есть сразу же необходимо определить минимальную дозу повторения. Из-за неравномерности деловой компетенции потребность в повторах разная.

Если приходится неоднократно повторять указания в одной и той же ситуации, это свидетельствует не только о неспособности или нежелании ее усваивать, но и том, что сама информация невысокого качества. Все это не дает возможности одному из участников обмена информацией в полном объеме донести ее до другого, а другому — соответственным образом ее воспринять, что в конечном итоге отражается на качестве управленческих решений.

И наоборот — информационный обмен облегчает краткость, ясность, недвусмысленность сообщений, какую бы форму они ни имели, постоянный контроль за их содержанием, процессами передачи и приема, использование параллельных и перекрестных коммуникационных каналов, дублирование устной информации письменной.