Обмен письменной информацией осуществляется в системе управления путем издания и распространения различного рода документов — приказов, инструкций, служебных записок и т.п. , то есть материальных объектов, закрепленных в письменной форме. Это обеспечивает возможность сохранения информации на неопределенное время, ее правовой идентификации и более легкого усвоения. В то же время, письменную информацию сложно уточнять, дополнять, да и в целом она обходится дорого. Поэтому к составлению управленческих документов принято подходить весьма тщательно и продуманно.

Документы могут классифицироваться по ряду признаков.

По источнику документы разделяются на личные (автобиографии, письма, расписки) и служебные, исходящие от организаций. Последние бывают организационно-распорядительными (уставы, положения, инструкции, протоколы, приказы, решения, указания); информационно-справочными (справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма); договорными (коммерческие договоры и трудовые соглашения); документами о личном составе (личные дела, характеристики, кадровые приказы).

По месту составления документы разделяются на внутри-организационные и внешние.

По содержанию — на простые, в которых рассматривается один вопрос, и сложные, посвященные нескольким.

По форме документы бывают произвольно составляемыми; примерными, типовыми, информация в которых излагается по стандартной схеме; трафаретными, когда часть текста печатается типографским способом, а часть — заполняется от руки.

Впервые разработанный документ получил название оригинала; его абсолютно точное воспроизведение, заверенное в установленном порядке — копии; полная заверенная копия, остающаяся в делах — отпуска; выдаваемая на руки копия части документа — выписки; копия, имеющая одинаковую юридическую силу с оригиналом — дубликата.

По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото-, кино-, акустические);

По срокам исполнения выделяют срочные и несрочные документы; для срочных они установлены законом или правовым актом; для несрочных — руководством;

По срокам хранения документы бывают постоянного хранения; временного срока хранения — до 10 лет; временного срока хранения — выше 10 лет;

По степени открытости различают открытые и конфиденциальные документы (для служебного пользования и различных уровней секретности).

К документам предъявляется ряд требований, первое из которых — четкость в отношении их цели. Последней может быть информирование сотрудников, оказание на них административного воздействия; инструктаж в связи с осуществлением той или иной работы; отчет о сделанном за определенный период и т.п.

В соответствии с целью создания документы могут быть распорядительными (приказ, указание); организационными (положение, устав, инструкция, протокол); информационно-справочными (справка, докладная или объяснительная записка, акт, служебное письмо, телеграмма, телефонограмма); личными (автобиография, заявление, доверенность).

Другим требованием к документу является четкое определение его объема, который обычно связан с характером и интерпретацией содержащихся в нем сведений — отобранных и классифицированных фактов; суждений и выводов; рекомендаций, побуждающих исполнителей и руководителей к необходимым действиям.

Вся имеющаяся информация в документ обычно не включается, ибо он не должен быть слишком большим. При необходимости она отражается в приложении или запрашивается дополнительно. Сами вопросы освещаются в тексте в порядке убывания относительной важности, а малозначительные не включаются вовсе.

В то же время, документ должен быть достаточно полным и содержать всю основную информацию, необходимую для понимания сути проблемы и принятия решения. Чем выше уровень управления, тем больше должна быть информационная емкость документа. Спорных вопросов в документах обычно стараются не затрагивать или, в крайнем случае, дают их, как и разъяснения, в приложении.

Еще одно требование к документу — определенность в отношении получателя. При его подготовке необходимо четко представлять себе, какой информацией тот располагает по содержащимся в документе вопросам, каково его отношение к ним и к отправителю (согласие, доверие, поддержка, непредвзятость, безразличие, сомнение, предубеждение, сопротивление и т.п. ). Все это позволяет правильно отобрать информацию, включаемую в документ, и соответственным образом расставить в ней акценты, а также сформулировать соразмерные возможностям получателя задачи.

Содержание документа не должно толковаться двояко, поэтому его принято излагать понятным, лаконичным языком по определенной схеме. В заголовке и первых фразах раскрывается суть проблемы; далее формулируются причины появления документа; в заключение делаются выводы и рекомендации (что далеко не одно и то же), а также приводятся необходимые основания его появления.

Перемещение в тексте документа самой важной информации на перовом месте позволяет заинтересовать адресата, получить у него необходимую поддержку, помочь сразу же принять решение, как с данным документом поступить: поддержать или нет; заниматься им или отправить в архив; работать над ним самостоятельно, или передать другим — подчиненным или «по принадлежности» коллегам из иных подразделений.

Наиболее важной считается организационно-распорядительная документация (ОРД), поскольку она обеспечивает основные функции управления. В состав ее унифицированных форм входят: акт, кадровая анкета, дополнение к анкете, график отпусков, докладная и объяснительная записки, инструкция, заявление, положение, представление, правила, приказы, структура и штатная численность, устав, штатное расписание, но не включены письмо, постановление, протокол, распоряжение, решение, указание.

Комплекс стандартов, взаимосвязанных форм управленческих документов, требований к их содержанию, построению и оформлению (УСОРД) обеспечивает документирование процессов создания, реорганизации, ликвидации предприятий и организаций, прием и увольнение, предоставление отпусков, поощрение и наказание, контроль за использованием документов.

В УСОРД включен 21 документ, в том числе 15, принадлежащих к унифицированным формам ОРД. Унифицированные формы ОРД, объединенные в УСОРД, включены в общероссийский классификатор управленческой документации.

Информация, помещаемая в документе, состоит из отдельных элементов, называемых реквизитами. Действующими в настоящее время в РФ стандартами предусматривается 31 реквизит, из которых часть является обязательными, поскольку на их основе происходит идентификация документов. К ним относятся: текст, название, заголовок к тексту, подпись, печать, индекс, наименование автора (организации или физического лица) и т.п.