Известный американский специалист в области планирования Р. Акофф назвал его проектированием будущего и желаемых путей его достижения, одним из самых сложных видов умственной деятельности, доступных человеку.

Планирование — это прежде всего процесс практического воплощения стратегии, принятия конкретных решений, позволяющих обеспечить эффективное функционирование и развитие организации в будущем, уменьшить его неопределенность.

Обычно плановые решения образуют систему, в рамках которой влияют друг на друга, поэтому нуждаются во взаимной увязке. Такая увязка позволяет обеспечить их оптимальное сочетание с точки зрения максимизации конечного результата, наиболее полного использования потенциала организации и открывающихся перед ней возможностей.

Решения, которые принято относить к плановым, могут быть связаны с постановкой целей и задач, выработкой стратегии, распределением и перераспределением ресурсов в соответствии со складывающейся внешней и внутренней ситуацией, определением стандартов деятельности в предстоящем периоде. В принятии таких решений состоит процесс планирования в широком смысле. В узком — планированием является составление специальных документов — планов, определяющих конкретные шаги организации в деле осуществления принятых решений.

До середины XX столетия организации функционировали преимущественно в условиях стабильного превышения спроса над предложением на основе текущих планов, составляемых, исходя из поступающих заказов. Внешние условия их деятельности менялись медленно, были прогнозируемыми, что позволяло без спешки проводить преобразования, которые подсказывала жизнь.

В 1950-е гг. темп изменений во внешней среде стал нарастать, хотя они еще оставались предсказуемыми путем экстраполяции. Но здесь уже, наряду с текущим планированием, приходилось заниматься среднесрочным и долгосрочным, составлять перспективные целевые программы, бюджеты распределения ресурсов, планы по прибыли.

В 1960—70-е гг. общий темп развития ускорился, а изменения в среде стали неожиданными. Это обусловило превращение долгосрочного планирования в стратегическое, которое исходило из прогнозирования будущих возможностей. Планирование стало осуществляться от будущего к прошлому на основе мнений экспертов и сложных математических моделей.

С начала 1970-х гг. изменения во внешней среде стали протекать столь стремительно и непредсказуемо, что перспективные стратегические планы перестали соответствовать потребностям хозяйственной практики и появилось управление на основе гибких экстренных решений, позволяющее оперативно учитывать эти изменения в текущей деятельности и обеспечивать необходимые практические действия. Впервые этот подход был применен компаниями ИБМ, Кока-кола, Дженерал Электрик.

Планом называется официальный документ, в котором отражаются: прогнозы развития организации в будущем; промежуточные и конечные цели и задачи, стоящие перед ней и ее подразделениями; механизмы координации текущей деятельности и распределения ресурсов; стратегии на случай чрезвычайных обстоятельств.

Существует три основных типа планов. Во-первых, планы-цели, представляющие собой набор качественных и количественных характеристик желаемого состояния объекта управления и его отдельных элементов в будущем. Эти цели согласовываются и ранжируются по тому или иному принципу, однако никогда не связываются ни с конкретным способом достижения, ни с необходимыми для этого ресурсами. Планы-цели используются при больших сроках, либо принципиальной непредсказуемости конкретных событий в будущем.

Во-вторых, планы для повторяющихся действий, предписывающие их сроки, а также порядок осуществления в стандартных ситуациях, например, железнодорожное расписание. Обычно в них предусматриваются «окна», позволяющие обеспечить свободу маневра в случае возникновения непредвиденных ситуаций и необходимости осуществления коррекции.

В-третьих, планы для неповторяющихся действий, составляемые для решения специфических проблем, возникающих в процессе развития и функционирования организации. Такие планы могут иметь вид программы, бюджета поступления и распределения ресурсов и пр.

По срокам выполнения планы принято делить на долгосрочные (свыше 5 лет), относящиеся в основном к категории планов-целей; среднесрочные (от года до пяти лет), выполняемые в виде различного рода программ; краткосрочные (до года), имеющие форму бюджетов, сетевых графиков и пр. Разновидностью краткосрочных планов являются оперативные, составляемые на срок от одной смены до одного месяца.